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Organiser une assemblée générale
Adrien Tharin, Directeur, PwC
Friday, Nov. 25, 2022 · 8:12 a.m. · 13m 24s
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eric voilà merci quoi de mieux alors qu'un univers que l'on espère pas nucléaire s'abat sur nous
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avec sa vague de régime et de réminiscences de tout dont on espère que c'est pas encore le que vide
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quoi de mieux alors que l'inflation motor le bras que plane la certitude de la récession peut être pas en
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suisse nous fait réaliser que non la planche à billets l'argent et le crédit gratuit ça ne peut pas durer indéfiniment
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quoi de mieux alors qu'une coupe de fond du monde de football plutôt que dans le désert et au mois
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de novembre c'était quand même plus facile à suivre au début de l'été en terrasse avec une petite mousse
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quoi de mieux disait déjà que devenir s'éduquer sur le nouveau droit de la s.
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a. dans le cadre feutré de la faire participer à ces chaleureuse et accueillante session plénière
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et de s'intéresser au sujet brûlant passionnante rédige qui porte tout un chacun aux confins
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de l'extase de la condescendance que et celui de l'organisation de l'assemblée générale
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or je m'intéresser d'abord à la convocation puis quelques aspects sur sa tenue elle même et puis enfin brièvement toucher
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les autres droits des actionnaires qui peuvent être tenus et organes
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partie peuvent être exercées dans le cadre d'une assemblée générale
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s'agissant tout d'abord la convocation donc le qui convoque donc c'est bien évidemment le conseil
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d'administration qui est à charge de convoquer l'assemblée générale à son défaut l'organe de révision
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voir le liquidateur si par exemple le conseil d'administration est inactif notamment en cas de survie
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nouveautés apportées par le nouveau droit m. là l'abaissement des seuils qui permettent aux actionnaires de requérir
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la convocation de l'assemblée générale et de porter des objets à son ordre du jour je vais revenir
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s'agissant du délai l'assemblée générale ordinaire devrait en principe être
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tenus dans les 6 mois qui suivent la clôture de l'exercice comptable
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c'est une prescription d'ordre on sait très bien qu'en pratique c'est pas toujours respecté
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de manière très strictes mais n'a pas donc de conséquences d'un point de vue juridique sauf
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r si la société tomberait situation financière et que les actionnaires pourrait tenir
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le conseil d'administration responsable de ne pas les avoir informé en temps utile
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autre risque éventuel à mentionner c. si le cas si les administrateurs ne sont pas
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réélu en temps utile lors d'un mandat qui viendrait expiré mais à terme fixe
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la convocation l'assemblée générale doit se faire au moins 20 jours avant la date de sa voix
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comme vous le savez ce délai n'est pas nécessaire en cas de l'assemblée générale universel c'estàdire qui réunit l'ensemble des actionnaires
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et nouveautés prévues par le nouveau droit il est désormais possible de
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communiquer le rapport de gestion et le rapport de révision sous forme électronique
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s'agissant de la forme de la convocation au milieu d'abord de se référer aux statuts
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la convocation par email et déjà possible elle a été adopté par bon nombre de sociétés
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cette convocation doit contenir les informations minimales pour permettre aux actionnaires d'
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exercer leurs droits dont bien sûr le lieu la date l'heure
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mais aussi la forme donc nous allons le voir il est désormais possible de
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tenir une g. en virtuel ou de manière hybride c'estàdire présentiel et virtuel
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ainsi que bien évidemment les objets portés à l'ordre du jour et les propositions de vote
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il a eu de respecter le principe de l'unité la matière à savoir l'uniformité
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entre les objets qui sont inscrits à l'ordre du jour et donc un lien de dépendance entre
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s'agissant des seuils eux mêmes qui permettent aux acquêts et aux actionnaires de requérir la convocation
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général dans le nouveau droit permet à 10% du
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capital action mais également des voies de requérir une âgés
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petite remarque donc pour les sociétés qui sont réalisés avec des droits de vote privilégié ou préférentiels
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l'inscription d'un objet à l'ordre du jour ainsi d'une proposition sentence cantal ouverte aux
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actionnaires représentant 5% du capital actions ou des
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voix abaissement également des seuils pour les sociétés cotées
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et si vous êtes dans la salle des sociétés cotées c'est un petit déjeuner sur le thème les bienvenus
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si on passe maintenant à la tenue de l'assemblée générale le code des obligations
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de données jusqu'ici pas d'indication particulière sur le lieu de la tenue du nager
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la doctrine avait précisé à toutes fins utiles qu'elles pouvaient être
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choisi 5 lieux pouvant être choisies librement par le conseil d'administration
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mais dans les limites de la bonne foi ça c'était pour les petits malheurs qui voulait tenir leur AG aux bahamas aux fidji
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pour prendre des décisions en l'absence d'un tiers visible
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un maintenant alors les actionnaires devrait être fit présent physiquement ou représentés
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et la prise de décision par voie circulaire était ouverte qu'aux essais
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l'ordonnance que vide a permis un petit peu de flexibilité en permettant aux actionnaires d'exercer leurs
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droits par écrit ou sous forme électronique et puis désormais le nouveau droit donc à compter du premier janvier
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permet de tenir une assemblée générale simultanément en plusieurs lieux ainsi qu'à l'étranger il est donc possible
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d'organiser les assemblées générales entièrement présentiels ou entièrement vision virtuel ou sous une forme hybride
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et puis enfin la prise de décision par écrit et possible je vais revenir
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s'agissant plus précisément du lieu donc celuici déterminé par
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le conseil d'administration encore une fois leur part compliquer inutilement
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l'exercice des droits des actionnaires il est possible de tenir l'assemblée générale sur plusieurs lieux
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la condition des moyens audiovisuels soit mise en place pour
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la retransmission en direct on passe notamment plusieurs salles de conférence
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r. m. qui sont eux connectées entre elles un moyens d
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des moyens retransmission adequat audio et visuel donc images et sons
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l'assemblée générale peut être également tenu à l'étranger mais il faut que ce soit prévue
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dans les statuts et les a alors nécessaire de désigner un représentant indépendant du conseil d'administration
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sachant toutefois que l'ensemble des actionnaires peuvent renoncer à cette exigence au cas par cas
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pour les décisions qui doivent être constatée par acte authentique donc devant notaire
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la question est parfaitement clair encore et cela dépendra du droit cantonal
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agent à genève il semblerait que le notaire requiert d'avoir au moins avec lui
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le président et le secrétaire si c'est pas lui qui officie comme secrétaire dont aucune présence minimale dans son étude
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enfin si l'assemblée générale se déroule à l'étranger f. enfin l'assemblée aux enfants authentique à
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l'étranger est en théorie possible il faudra le faire devant un notaire à l'étranger et puis ensuite
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c'est reconnaître l'acte authentique en suisse selon l'article
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25 et suivants verser cette application paraît toutefois limitée empreinte
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m s'agissant du format un nous avons vu que l'assemblée générale peut
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être tenu entièrement en virtuel se doit alors être presque expressément prévus par les statuts
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et le conseil d'administration de nommer alpha un représentant indépendant là
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il est possible de renoncer à cette exigence mais dans les statuts
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0 un et donc non pas au cas par cas comme eux dans l'exemple précédent
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enfin les assemblées générales des hybrides ou le lieu de réunion physique et déterminée
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mais la possibilité laissée aux actionnaires d'exercer leurs droits par an dont par vote électronique
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pour une prise de décision par voie de circulation a vendu ses tu ne sais tu nouvelles possibilités
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la question se pose de savoir si cette prise de décision par situation pourrait se faire par email
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à savoir une proposition du président suivie d'une récolte de l'adhésion des actionnaires
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par email la doctrine semble accepter cette possibilité si le président et est
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en mesure d'identifier les participants sur la base de l'adresse email
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quelques mots ensuite sur les le recours aux moyens
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électroniques le conseil d'administration la responsabilité de l'identification
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des participants de la bonne tenue de l'assemblée en particulier s'agissant de la possibilité de participer au vote
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et de faire des propositions de prendre part aux débats
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ici pas de précision particulière sur les moyens de retransmission visuel
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de sorte qu'une assemblée générale par téléphone semble possible peut
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être se poser la question sur la certitude de l'identification
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m. et ça peut être pratique pour des structures d'actionnariat qui sont limitées pour les petites structures
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le nouveau droit ne prescrit pas de solutions techniques particulières mais se réfère et mise en place de
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moyens électroniques auxquelles un utilisateur moyens de le bond
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pater familias habituelle suisse auquel il a toujours fait référence
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m. auxquels ils sont habitués c'estàdire qui disposent des connaissances et d'un équipement informatique usuels
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je pense qu'on de l'expérience de vie dans les tous très familier maintenant de faire des réunions sur zoom sur times sur limite
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quid en cas de problèmes techniques chéri je passe dans un tunnel si le problème est que temporaire
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ou si peu être corrigé immédiatement alors on peut imaginer réitérées le vote ou l'élection la discussion
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si le preuve problèmes techniques persiste alors une nouvelle convocation sera nécessaire
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à noter toutefois que les décisions comptait prises avant
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la survenance du problème technique restent eux en principe valable
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à noter aussi qu'en principe l'actionnaire et lui seul
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responsable du bon fonctionnement de son propre matériel sa propre connexion
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et puis enfin le nouveau droit précise que la survenance du problème technique doit être mentionné dans le procès verbal
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si on passe maintenant à la prise de décision par voie de circulation alors un peu à l'instar des
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décisions du conseil d'administration les actionnaires peuvent désormais s'entendent par voie de circulaires à condition d'être unanime
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comme j'ai mentionnées précédemment on peut imaginer une prise de décision sous forme électronique
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bien sûr cela moins aucune décision discussion soit requise par un actionnaire
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ici également puisque l'unanimité et de mise les prescriptions sur
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la forme et le respect des délais convocation ne s'applique pas
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si en revanche la décision doit être déposé au registre du commerce elle devrait être
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signée à la main de tout les actionnaires donc si on visite signature
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ouais things donc alamans ce peut être sur plusieurs pages de signatures différentes bien sûr
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en cas d'assemblée virtuelle le procès verbal d'audience devrait être signé par le président et
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le secrétaire donc pas du 100% virtuel quand il faut que ce soit déposée au r. c.
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et enfin la d si la décision est constatée par voie d'un par acte authentique
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le respect d'immédiateté commanderait que l'on que l'on vous permettent les débats
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donc a priori pas de décision d'assemblées générales par voie de circulation
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si la forme authentique et requise un peu étrangement dans son message le conseil fédéral a dit que
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cela devrait être possible nous avons interrogé des notaires environ qui ont l'air pour le moins sceptiques
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enfin les éléments minimum qui doivent être conclus dans un p. v. d'âge et
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rien de bien nouveau ici sauf la nécessité de mentionner les problèmes techniques qui serait survenu
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et a relevé que tout actionnaire peut exiger que le p. v.
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du soir ami dans les 30 jours après l'assemblée générale
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et puis enfin quelques mots sur les autres droits des actionnaires
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dans le cadre de l'assemblée générale d'abord selon le droit
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actuel donc celui d'obtenir des renseignements sur la marche des affaires de la société tout en sachant que ces renseignements peuvent être
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refuser si sont susceptibles de compromettre le secret des affaires ou d'autres intérêts sociaux protection
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en cas de refus unes la voix du i. la voie du recours au juge est ouverte
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également un droit à la consultation des livres et de la correspondance à condition
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qu'elles soient autorisées expressément par l'AG ou par le conseil d'administration
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et puis le droit à l'institution d'un contrôle spécial qui demeurent sur l'instant l'
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instauration d'un contrôleur spécial qui censé aider les actionnaires à pouvoir obtenir les renseignements qu'il cherche
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le nouveau droit préconise eux désormais que les actionnaires
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qui représente 10% du capital actions ou des voix
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encore enfant peuvent demander des renseignements conseils ration par
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écrit celuici doit alors les fournir dans les 4 mois
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la même manière excéder 65% du capital actions ou des
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voix peut demander à consulter les livres et où le ledit dossier pertinents
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et enfin le contrôle spécial et remplacé par un examen spécial le principe est sensiblement
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le même le seuil est abaissé à 5% du capital actions ou des voix
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et une nouveauté importante on verra son application pratique n'est pas
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nécessaire de rendre vraisemblable un préjudice donc chaque fois qu'on va devoir
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juge faut prouver ou allégué la survenance d'un dommage la probabilité d'un la vraisemblance d'un dommage
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et si cette exigence a été enlevé donc il suffit que les violations alléguées soit
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de nature à causer un dommage on verra l'interprétation qu'en donne les tribunaux voilà
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Olivier Griot, Grégoire Weber & Nicolas Duc, Resp: Senior Manager, Audit, Senior Manager, Audit, Membre de la Direction régionale Suisse romande, responsable Fiscalité & Droit, associé, BDO
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Table ronde, modérée par Julien de Weck, Rédacteur en chef du magazine Bilan
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